Beschreibung
Wer Mails nur sortiert, verliert die offenen Aufgaben darin, denn sobald eine Mail gelesen oder abgelegt ist, erinnert nichts mehr an die Antwort, die noch fehlt.
Ein digitaler Assistent prüft dein Postfach alle zwei Stunden, legt Mails ohne Handlungsbedarf in passende Ordner und markiert jede Mail mit offener Aufgabe, bis du sie selbst abhakst. So bleibt dein Posteingang frei, und nichts geht verloren, auch wenn die Mail längst gelesen ist.
Der Ablauf
Regeln laden
Eine gepflegte Regelliste legt fest, welche Absender und Themen wie behandelt werden und welche nie eine automatische Antwort bekommen.
Mails holen
Der Assistent liest die Mails der letzten 48 Stunden, egal ob schon gelesen oder nicht.
Einordnen
Zuerst greift eine passende Regel, sonst ein Urteil. Im Zweifel bleibt die Mail im Posteingang.
Markieren oder ablegen
Braucht die Mail eine Handlung, wird sie markiert und liegt im Ordner Aktionen. Alles andere kommt in einen Themenordner, gelöscht wird nie.
Antwort vorbereiten
Für freigegebene, wiederkehrende Mailtypen liegt ein Entwurf in deinem Schreibstil bereit, gesendet wird nie automatisch.
Dazulernen
Alte Markierungen kommen als Frage zurück, ob daraus eine Aufgabe werden soll, und wiederkehrende Absender werden als neue Regel vorgeschlagen.
Input & Ergebnis
Beispiel-Szenario
Umsetzung
Voraussetzung
Du hast Zugriff auf dein Postfach und pflegst eine Regelliste selbst.
Ordner anlegen
Lege Ordner für Info, Newsletter, Rechnungen, Rauschen und Aktionen an.
Regeln schreiben
Halte in einer Datei fest, welche Absender und Themen wohin gehören und was nie automatisch beantwortet wird.
Testlauf starten
Lass den Assistenten einmal auf die letzten Tage laufen und prüfe jede verschobene Mail in der Zusammenfassung.
Rhythmus einstellen
Lass ihn alle zwei Stunden automatisch im Hintergrund laufen.
Regeln schärfen
Bestätige Regelvorschläge, damit die Qualität mit jedem Lauf steigt.