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Agentic Worker – das Postfach, das mitdenkt

Mail weiterleiten, Stichwort davor, fertig: Den Rest erledigt dein digitaler Assistent im Hintergrund.

In die Umsetzung Mehr Informationen

Steckbrief

Mehrwert × Komplexität

Hoch, Mittel

Level

Fortgeschritten

Schritte

6 im Ablauf

Funktioniert mit

Claude Code

Aktualisiert · Okt 2026

→ Worum es geht

Beschreibung

Wichtige Informationen aus Kundenmails gehen leicht unter, wenn sie von Hand in Kundendatenbank, Projekt oder Ablage übertragen werden müssen.

Der Agentic Worker liest das Postfach alle zwei Stunden, erkennt am Stichwort oder am Inhalt, worum es geht, und legt alles am richtigen Ort ab. So bleiben Kundenhistorie, Projektstand und Wissen immer aktuell, ohne dass du dafür Zeit am Schreibtisch verbringst.

→ So läuft es ab

Der Ablauf

01

Postfach prüfen

Alle zwei Stunden schaut der Assistent nach neuen Mails.

02

Einordnen

Er erkennt am Stichwort im Betreff oder am Mail-Anfang, ob es um ein Meeting, einen Kunden, ein Projekt oder Wissen geht. Mails ohne Stichwort ordnet er am Inhalt ein, unsichtbare Kopien an Kunden zählen als Kundenverlauf.

03

Zuordnen

Bei unklaren Mails prüft er, ob sie zu einem laufenden Projekt oder einem bekannten Kunden passen.

04

Ablegen

Kundenmails werden zu Gesprächsnotizen, neuen Ansprechpartnern und Verkaufschancen in der Kundendatenbank. Meetings werden zum Protokoll mit Aufgaben und Entwurf für die Nachfass-Mail, Projektmails landen im Projekttagebuch oder als Aufgabe, Wissen in der Sammelstelle.

05

Abhaken

Jede erledigte Mail wandert in den passenden Ordner und ist als gelesen markiert.

06

Sicher bleiben

Klappt etwas nicht, bleibt die Mail im Posteingang liegen und wird beim nächsten Lauf erneut versucht.

→ Rein & raus

Input & Ergebnis

Was du mitbringst

→Ein eigenes Postfach, an das du Mails weiterleitest oder in Kopie setzt.

→Ein Stichwort im Betreff oder am Mail-Anfang, etwa Meeting, CRM, Projekt oder Wissen.

→Vorhandene Ablagen: Kundendatenbank, Projektverwaltung und eine Sammelstelle für Wissen.

Was dabei herauskommt

✓Kundendatenbank mit Gesprächsnotiz, neuem Ansprechpartner und Verkaufschance nach jeder Kundenmail.

✓Meeting-Protokolle mit Entscheidungen, Aufgaben und fertigem Entwurf für die Nachfass-Mail.

✓Aktueller Projektstand und Wissen geordnet in der Sammelstelle.

→ In der Praxis

Beispiel-Szenario

Rolle

Geschäftsführer eines kleinen Beratungsunternehmens

Ausgangslage

Er schreibt einem Kunden ein Angebot und setzt den Assistenten unsichtbar in Kopie. In der Mail erwähnt der Kunde einen neuen Ansprechpartner aus der Einkaufsabteilung und ein mögliches Folgeprojekt im Frühjahr. Außerdem leitet er einen Fachartikel mit dem Stichwort "Second Brain" weiter.

Ergebnis

Zwei Stunden später steht das Gespräch als Notiz beim Kunden, der neue Ansprechpartner ist angelegt, das Folgeprojekt ist als Verkaufschance mit nächstem Schritt eingetragen, und der Artikel wartet in der Sammelstelle für Wissen.

→ Die nächsten Schritte

Umsetzung

Voraussetzungen

Voraussetzung

Ein Microsoft-365-Postfach und ein Zugang zu Claude Code.

Postfach anbinden

Der Assistent bekommt einen gesicherten Lesezugriff auf das Postfach.

Ablagen verbinden

Kundendatenbank, Projektverwaltung und Sammelstelle werden angeschlossen.

Stichwörter festlegen

Du bestimmst, mit welchem Stichwort eine Mail in welche Ablage gehört.

Testlauf starten

Mit wenigen Mails prüfst du, ob alles richtig einsortiert wird.

Automatik einschalten

Ab dann arbeitet der Assistent alle zwei Stunden im Hintergrund.

→ Weiterstöbern

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